UEN (Unique Entity Number) được xem là “Căn cước công dân” của các tổ chức, doanh nghiệp tại Singapore. Đây là mã định danh duy nhất và bắt buộc để công ty của bạn có thể hoạt động hợp pháp, đóng thuế và giao dịch thương mại.
Đối với doanh nghiệp muốn mở công ty tại Singapore, UEN là kiến thức nền tảng giúp bạn tuân thủ và tối ưu hóa chi phí hành chính.
Bài viết này Koobiz cung cấp hướng dẫn đầy đủ, từ nghĩa, cấu trúc, đến cách tra cứu và những lưu ý quan trọng về UEN để doanh nghiệp vận hành thuận lợi ngay từ đầu.
1. Mã số UEN là gì?
UEN là viết tắt Unique Entity Number, là mã số nhận dạng duy nhất gồm 9 – 10 ký tự do Chính phủ Singapore cấp cho doanh nghiệp/ tổ chức đã đăng ký tại Singapore.
2. Cấu trúc UEN: ý nghĩa của từng ký
Cấu trúc UEN giúp nhận diện loại hình và thời điểm đăng ký. UEN có thể có 9 hoặc 10 ký tự.
| Loại hình/ Thời điểm | Định dạng mã số UEN | Số ký tự | Giải thích về ký tự |
|---|---|---|---|
| Các doanh nghiệp đã đăng ký với ACRA trước năm 2009. | Định dạng: nnnnnnnnX
Ví dụ: 1234567B |
9 chữ số | – “N” = một số.
– “P” = một chữ cái trong bảng chữ cái. – “Q” = một chữ số chữ cái. – “PQ” = Kiểu thực thể. – “Tyy”/ “Syy”/ “yyyy” = năm phát hành. – “X” = 1 ký tự thuộc AlphaBeta. – “T”: “20” , “S”:”19”, “R”: “18”. Ví dụ: T03 có nghĩa là năm 2003, S98 có nghĩa là năm 1998 và R90 có nghĩa là năm 1890. |
| Các công ty địa phương đã đăng ký với ACRA sau năm 2009. | Định dạng: yyyynnnnnX
Ví dụ: 201112345A |
10 chữ số | |
| Loại hình doanh nghiệp khác đăng ký sau năm 2009. | Định dạng” TyyPQnnnnX
Ví dụ: T09LL0001B. |
10 chữ số |
3. Mã số Special UEN (SUN)
Special UEN (SUN) là tùy chọn trả phí, cho phép doanh nghiệp chọn mã số UEN đặc biệt (đẹp, dễ nhớ, hoặc hợp phong thủy) từ danh sách có sẵn, với chi phí dao động từ $1,000 đến $3,000 SGD tùy cấp độ lựa chọn.
Ví dụ: 202588888K (số lặp lại hoặc số may mắn)
Mục đích của SUN: Để tăng cường nhận diện thương hiệu thông qua mã số dễ nhớ, tạo giá trị phong thủy và ấn tượng chuyên nghiệp, đồng thời tối ưu hóa quy trình giao dịch và hóa đơn bằng cachs giảm thiểu sai sót khi nhập thủ công.
4. Lợi ích khi Doanh nghiệp tại Singapore có mã số UEN
Việc sở hữu UEN mang lại ba lợi ích cốt lõi: Hợp pháp hóa các giao dịch với Chính phủ, ngăn chặn tê liệt hoạt động kinh doanh và tăng cường uy tín trong thương mại quốc tế
4.1. UEN được dùng để làm gì?
UEN là mã số duy nhất được sử dụng trong mọi giao dịch quan trọng:
- Nộp thuế IRAS: Bắt buộc khi khai báo thuế và là cơ sở để đăng ký Thuế GST.
- Mở tài khoản ngân hàng: Yêu cầu tiên quyết tại mọi ngân hàng Singapore.
- Giao dịch thương mại: Phải hiển thị trên hóa đơn (invoice) và hợp đồng chính thức.
- Giao dịch với chính phủ: Dùng để truy cập các cổng dịch vụ điện tử (BizFile+, GoBusiness).
4.2. Không có UEN thì doanh nghiệp bị hạn chế ra sao?
Không có UEN đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị tê liệt hoàn toàn về mặt pháp lý và vận hành:
- Không thể mở tài khoản ngân hàng.
- Không thể đăng ký giấy phép kinh doanh.
- Không thể nộp thuế hoặc xuất hóa đơn đúng chuẩn.
4.3. UEN và vai trò trong thương mại quốc tế
UEN mang lại lợi thế chiến lược cho giao dịch xuyên biên giới:
- Tăng uy tín: Chứng minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại trung tâm tài chính Singapore.
- Tạo niềm tin: Đơn giản hóa việc kiểm tra tính hợp pháp của doanh nghiệp, giúp giao dịch quốc tế nhanh chóng, tin cậy.
5. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp và đối tượng cần mã số UEN?
| Cơ quan thẩm quyền cấp UEN | Đối tượng được cấp mã số UEN | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cơ quan quản lý kế toán và doanh nghiệp Singapore (Accounting and Corporate Regulatory Authority (ACRA)) | Các loại hình Doanh nghiệp thương mại phổ biến:
|
Là cơ quan cấp UEN chính cho hầu hết các công ty mới thành lập. |
| Cục thuế Singapore (Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS)) |
|
IRAS chỉ cấp UEN cho các thực thể đặc thù, chủ yếu là Quỹ được ủy thác (Trusts). |
| Ministry of Health (Ministry of Health (MOH)). |
|
MOH cấp UEN để quản lý và định danh các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực y tế công cộng hoặc phi lợi nhuận thuộc thẩm quyền của Bộ. |
| Bộ Giáo dục Singapore (Ministry of Education (MOE)) |
|
Các cơ quan Chính phủ khác nhau quản lý các tổ chức trong lĩnh vực của họ. |
| Cơ quan quản lý đất đai Singapore (Singapore Land Authority (SLA)) |
|
SLA cấp UEN để định danh các thực thể này trong các giao dịch và hồ sơ hành chính liên quan đến đất đai. |
| Cơ quan tiền tệ Singapore (Monetary Authority of Singapore (MAS)) | Văn phòng đại diện tài chính:
|
MAS cấp UEN để định danh các tổ chức này, đảm bảo việc quản lý và giám sát chặt chẽ trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng (lĩnh vực then chốt của Singapore). |
6. Các bước kiểm tra tính hợp pháp của UEN
Việc kiểm tra UEN là cần thiết trước khi ký hợp đồng quan trọn. Bạn cần nắm rõ các bước sau để xác minh tính hợp pháp của đối tác:
Bước 1: Truy cập cổng thông tin Chính phủ.
Sử dụng duy nhất website BizFile+ của ACRA (www.bizfile.gov.sg).
Bước 2: Tra cứu và nhập dạng.
Nhập mã số UEN hoặc tên công ty pháp lý đầy đủ mà đối tác cung cấp.
Bước 3: Kiểm tra chéo (Xác nhận tính hợp pháp).
So sánh mã số UEN hiển thị trên BizFile+ với mã số bạn nhận được.
Đồng thời kiểm tra trạng thái hoạt động phải là “Live” (Đang hoạt động). Nếu thông tin không khớp hoặc trạng thái là “Dissolved” (Đã giải thể) tuyệt đối không giao dịch.
Mã số UEN là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất trên hành trình mở rộng kinh doanh tại Singapore. Nắm vững UEN giúp doanh nghiệp bạn thiết lập sự minh bạch pháp lý ngay từ đầu và là chìa khóa mở cánh cửa kinh doanh thành công và bền vững.
Bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp để tối ưu hóa quy trình thành lập và vận hành công ty tại Singapore?
Koobiz là Nhà cung cấp Dịch vụ Doanh nghiệp (CSP) được cấp phép tại Singapore. Chúng tôi hỗ trợ trọn gói từ A đến Z: thành lập công ty, tuân thủ thuế, kế toán đến mở tài khoản ngân hàng. Liên hệ ngay để đảm bảo doanh nghiệp của bạn nhận UEN chính xác và tuân thủ mọi quy định.
FAQs
Khi nào doanh nghiệp được cấp UEN và thời gian xử lý bao lâu?
UEN được cấp tự động ngay sau khi hồ sơ đăng ký thành lập công ty của bạn được cơ quan ACRA phê duyệt. Thời gian xử lý rất nhanh, thường chỉ từ vài giờ đến 1 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và không cần kiểm tra thêm.
Làm thế nào để tra cứu UEN của một công ty Singapore?
Để xác minh tính hợp pháp của một doanh nghiệp, bạn có thể tra cứu thông tin công khai của công ty qua cổng thông tin chính thức của ACRA:
Bước 1: Truy cập bizfile.gov.sg.
Bước 2: Tìm công ty bằng tên hoặc nhập trực tiếp số UEN.
Bước 3: Kiểm tra tình trạng hoạt động và số UEN.
Doanh nghiệp nước ngoài có UEN không?
Doanh nghiệp nước ngoài không có pháp nhân tại Singapore sẽ không có UEN. Tuy nhiên, nếu họ đăng ký chi nhánh tại Singapore, chi nhánh đó sẽ được cấp một mã số UEN theo dạng đặc thù.
Một công ty có bao nhiêu mã số UEN?
Theo quy tắc Unique Entity Number (Mã số duy nhất). Một công ty chỉ được cấp duy nhất một mã số UEN trong suốt vòng đời hoạt động của mình tại Singapore. Mã số này không thể thay đổi hoặc nhân bản.
Doanh nghiệp có thể sử dụng mã UEN để làm gì?
UEN là mã định danh đa năng, được sử dụng cho mọi giao dịch chính thức. Các ứng dụng cốt lõi gồm:
- Khai báo và nộp thuế (IRAS)
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
- Ký kết hợp đồng và xuất hóa đơn chính thức
- Thực hiện các thủ tục hành chính (như đăng ký giấy phép, nộp hồ sơ, v.v.)
